こんにちはプラズマコイ(@purazumakoi)です(^^)
2010年からEvernoteを使い続けて気がついたら10年が経ちました。
はじめのうちは他に便利なツールもなかったので、Evernoteを仕事、プライベートの全てのシーンで使っていました。
今はMac、iPhoneユーザーということもありAppleの「メモ」アプリとEvernoteを併用しています。
Evernoteなどのメモアプリは、ある意味では何でもできるのが特徴です。
そして、Evernoteの他にもメモアプリはたくさんあるので、どれを使って良いのかわからないという場合もあります。
今回はEvernoteの有効な使い方をご紹介しますので、ご参考になればと思います。
- Evernoteを使った仕事の効率化
- Evernoteの便利な使い方
- EvernoteとAppleの「メモ」の使い分け
基本的には¥600/月の有料プランを含んだ内容を基として、
Evernoteの強みを中心に、Evernoteを使った仕事術やプライベートでの使い方をご紹介していきます。
Evernoteには便利な機能がたくさんある
Evernoteには便利な機能がたくさんあります。
今回は特に便利だと思う機能の特徴を５つご紹介します。
Evernoteの便利な機能５選
- 文章内で画像、PDFに書き込みができる
- 端末が壊れても、保存文書がなくならない
- 全ての端末でデータを共有できる
- データの保存容量が無制限
- データが消える事がない
【画像の簡易編集】文章内で画像、PDFに書き込みができる
Evernoteの最高の機能が、ノートの中に画像の編集機能があることだと思います。
この機能が最高なんです。
ノート内の画像やPDFにの「書き込みやトリミング、ぼかし」などが簡単にできるので、
「画像で伝える」という作業が効率的にできます。
端末が壊れても保存文書がなくならない
Evernoteはクラウド上にデータが保存されているので、データが永遠に残ります。
そのためEvernoteの中にいれておけば、いつまでもデータを保存し続けられます。
自分のPCやスマホが壊れてもデータがなくなることはありません。
全ての端末でデータを共有できる
僕は今、EvernoteアプリをMac、iPhone、iPadの3つに入れています。
主に、端末のログイン情報や、契約書・証明書を見ることが多いです。
基本的には使ってないですが、webブラウザでも見られますし、windows版のアプリもあります。
マルチプラットフォームでデータを共有できるのも強みです。
データの保存容量が無制限
Evernoteのデータ保存の制限は少し特殊です。
- 1ノートの上限は200MBまで
- 10GBの月間アップロード容量
Evernoteはあくまでメモアプリとして設計されているので、
大容量のファイルを保存するファイルサーバとしての用途には向いていません。
その代わり、総保存容量の上限はありません。
そのため、日々容量がつみあがっていく分には保存容量の上限を心配をする必要がありません。
データが消えないUI設計
個人的にAppleのメモはデータが消えてしまったことがあります。
うっかり削除をしてしまったのだとは思いますが、
PC版のAppleのメモアプリは、deleteキー１回で消せてしまうのが原因です。
Appleのメモアプリは動作も軽く、データの同期速度も早いため、速さには優れていますが、
Evernoteのほうが「保存版のデータを残しておくには」有効なツールだと言えます。
Evernoteは、うっかりデータを消してしまわないようなUI設計がなされているため、重要書類や保存版を残しておく場所として適していると言えます。
【活用方法】Evernoteのおすすめな使い方ランキング５選
では具体的には、Evernoteはどうやって使うと便利なのでしょうか？
おすすめな使い方を５つご紹介します。
Evernoteのおすすめな使い方ランキング５選
- 業務マニュアルの作成
- ノートの共有機能による「データ共有」
- 各サイトのアカウント管理（ID・PW）
- 重要書類、連絡先の管理
- ファイルの保存管理
業務マニュアルの作成
最もおすすめなEvernoteの使い方は業務マニュアルの作成です。
これは後述するノートの共有機能による「データ共有」と組み合わせると最強の力を発揮します。
業務マニュアルは有名なツールですと、Microsoft OfficeのWordやExcel、PowerPointを使って作る場合が多いかと思います。
しかし１ページ内に収めるのが難しかったり、Officeツールだと、簡単に作ることができません。
そのため、公式文書のような堅いフォーマットが不要な場合は、
Evernoteであれば非常に簡単で、しかも伝わりやすいマニュアルを作ることができます。
基本的には後述する「データ共有」で業務マニュアルを共有する方法がおすすめです。
（あとで編集することが出来るのがメリット）
しかもEvernoteはノートをPDF化することができます。
※昔のアプリは右クリックから簡単に出来ましたが今は「印刷」の機能からPDF化ができます。
ノートの共有機能による「データ共有」
Evernoteは「共有」機能により、ノートを共有することができます。
ノートの「共有」機能を使えば例えば以下のことが簡単に出来るようになります。
- 業務マニュアルを作成して、Webで共有する
- 修正依頼などの依頼の詳細を共有する
- 画像ファイルなど、1ノート200MB以内の添付ファイルを共有できる
各サイトのアカウント管理（ID・PW）
Evernoteは、１つのアカウントで複数のノートを作成できます。
サイトのID・PWを入れ込む専用のノートを作れば、ログイン用アカウントを管理する事ができます。
アカウント管理アプリは他にもありますが、
個人的にはEvernoteでアカウントを保存しておくという使い方も非常におすすめです。
重要書類、連絡先の管理
各種契約書や、証明書などの重要書類
電話番号などの連絡先を残しておくのも便利です。
ファイルの保存管理
Evernoteは1ノートあたり200MBまでのファイルを保存ができます。
それほど容量の大きくないファイルなら何でも置いておくことができるのです。
プログラマーであれば、プログラムファイルを置いておけますし、
ブロガーであれば、WordPressのバックアップファイルを保存しておけます。
【まとめ】Evernoteを有効活用して仕事の効率化をできる
とにかくマニュアル作成で最強なのがEvernote
この記事のまとめです。
Evernoteの便利な機能５選
- 文章内で画像、PDFに書き込みができる
- 端末が壊れても、保存文書がなくならない
- 全ての端末でデータを共有できる
- データの保存容量が無制限
- データが消える事がない
Evernoteのおすすめな使い方ランキング５選
- 業務マニュアルの作成
- ノートの共有機能による「データ共有」
- 各サイトのアカウント管理（ID・PW）
- 重要書類、連絡先の管理
- ファイルの保存管理
総括すると、Evernoteは、長期保存をするような文章やデータを保存するのに向いていると言えます。
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