こんにちはプラズマコイ(@purazumakoi)です(^^)
今回は、読みやすいメールの書き方をご紹介します。
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皆さん、メールを書いたり、読んだりするのは得意ですか？
一日の時間にメールを書いたり、読んだりする時間は、
アメリカの「マッキンゼー」の調査によると・・・
1日に2時間〜3時間使われています。
一日の30%くらいをメールに使っているのです。
自分が1日2時間を使っていると同時に
「自分の書いたメールを相手が読む時間もあります」
超単純に考えるなら・・・
自分の書いたメールを相手が読む時間も考えると倍の1日4時間〜6時間を使っている事になります。
もし自分と相手のメール時間を1時間ずつ削減できたらどうなるでしょうか？
1日に2時間分の時間が効率化できるのです。
わかり易いメールを書く事はとても重要ですね。
そこで今回は、
相手の時間や手間を少なくして「伝える力」をアップする「メール術」をご紹介します。
- メールがわかり辛くなる理由
- わかり易いメールの書き方
- わかり易いメールを書くための考え方
ビジネスシーンで「メール」に求められる事は”早く判断できる”こと
大前提は「相手の為に書く」これを忘れない事です
大前提として、メールには２つの使い方があります。
「手紙」と「報連相」です。
今回の記事でご紹介する「伝わりやすいメールの書き方」は、
「報連相」での利用を想定しています。
手紙の場合は、装飾を沢山つかったり、回りくどい言い回しをして、
ある意味無駄を楽しむためのものです。
しかし報連相がメインのビジネスメールの場合は、逆に無駄を省く必要があります。
ビジネスメールでは”効率が命”です。
相手が早く理解できて、素早く次の行動に移せるメールが良いメールということになります。
これは非常に重要なことですので、下記にまとめます。
何度も言いますが、ビジネスでの良いメールとは「相手が素早く判断出来る」メールです。
そもそもダメなメールは「何でわかり辛いのか？」
良いメールは「相手が素早く行動できるメール」と先ほど書きました。
では逆に、相手が素早く行動できないメールとはどんなものでしょうか？
ここで、全く同じ内容なのですが、見た目が違う２つのメールを紹介します。
２つの違いは以下です。
- 【読み易さの違い】
文章の順番が「思考のスタートから書いているか、ゴールから書いているか」 - 【見やすさの違い】
文章のまとまり毎に「ブロック化」されているか、いないか。
読み辛いメールは「あなたの思考の初め（スタート）から順番に書いている」
読み辛いメールの特徴は「自分の思考をそのままなぞって書いている」事です。
そうすると、色々な材料を先に書いて、結論が最後になります。
読み辛いメールの文章構成
- 色々な材料、背景を書く
- 自分の感想を書く
- 結論がくる（結論が曖昧な場合もある）
最初の「読み辛い例」では「相談したい」という結論はありますが、
世のメールには「結局何をして欲しいかが書かれていない」事も多いです。
読み易いメールは「あなたの考えた結果（ゴール）から書いている」
ビジネス書で書かれるメール術では「結論から書くと良い」という指摘が多いです。
ここでお伝えしたいことも正にその通りです。
読みやすいメールの文章構成
- 結論を書いて、欲しい事を明確にする
- 色々な材料、背景を書くことで、判断材料にしてもらう。
- 自分の感想など、補足を書く
ビジネスメールは「なるべく短い時間で伝える方が効率的」ですから、効率的に情報伝達ができる手法が向いています。
わかり易いメールは「読むもの」→「見るもの」
メールの文章構成は「小説ではなく、広告を参考にすると良い」と書きました。
つまりメールには「読むもの → 見るもの」にすればわかり易いということです。
つまり、絵の要素、ビジュアルテクニックを使えば、
日本語の能力に関係なく、わかり易いメールを書くことができるのです。
わかり易いメールにする３つのテクニック
わかり易いメールの特徴は「見やすい」です。
人間は、文字を読むというよりも、形を認識して見て覚えているのです。
読めても書けない漢字があるのは「文字を絵として認識しているから」です。
そのため、絵の要素を入れる事が大切です。
具体的に３つのテクニックを紹介します。
図解をして画像として見せる
人は文章を読むのは200ミリ秒かかりますが、
画像を見るのは13ミリ秒で出来ることが研究結果でわかっています。
※文末に出典の書籍を記載
つまり「図解したほうが約１０倍わかり易い」ということです。
メールも画像やPDFを添付できますので、
なるべく「ここを変更して」という情報が図解されているとわかり易いです。
図解するとわかり易くなる情報
- エクセルなどの、位置を示す場合
- WEBサイトの画面内の特定の場所を示す場合
- 概念や相関関係を説明する時（概念図、相関図）
そのためには、スクリーンショットを撮って、
「ここ」という矢印を書く必要があります。
そこで、おすすめのツールを紹介します。
Macならskitchがおすすめです（無料で使えます）
windowsではモノスナップが評判が良さそうです（無料で使えます）
モノスナップはMacやブラウザのChrome拡張でも提供されていますね。
【余白を入れる】３行まで改行、句読点を入れる
この記事も実はこの手法を使っていますが
「3行までで改行、１行は空白を空けています」
３という数字はマジックワードと言われていて、
多くの人は同時に３つまでしか無意識に把握ができません。
３行より多い文章は、それだけでストレスを感じるのです。
そのため、１段落は３行までとして、前後に１行空白と空けると見やすくなります。
また句読点も、少し多めに入れるくらいが良いでしょう。
デザインやアートなど魅せる作品は特に「余白」が重要視されますが、
文章でも「見せる場合は余白が大切」になります。
箇条書きで選択肢を示す
選択肢を示す場合は、議題が複数ある場合は、箇条書きで書くと見やすくなります。
箇条書きがあると「この中から選べば良い」という事が読み手がすぐにわかります。
また、端的に書けるので文字量も抑える事ができて、見やすくなりますね。
【まとめ】誰もやってない、伝わりやすいメールの書き方3選
自分の時間も、相手の時間も使う「メール」をわかり易く書けるようになって、相手とのコミュニケーションを、早くスムーズに出来るようになりましょう。
この記事のまとめ
- メールが分かりにくい理由は「ゴール（結論）から書いてないから」
- メールは読むものではなく「見るものとして書く」
- 読みやすいメールは①図解する②余白をとる③箇条書きで書く
下記の本はブランディングの本ですが、コミュニケーションについて一歩進んだ考え方が学べます。
音声版はこちら
stand.fmの「人生の学びラジオ」で、音声ラジオで解説しています。
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文章術について、決定版の本です。プラズマコイが太鼓判を押す本書を要約しました。
