ビジネス・仕事

【Gmailにメモ機能を】メール作業を簡単にする、Googleでメモ機能を付ける拡張機能を2つ紹介

こんにちはプラズマコイ(@purazumakoi)です(^^)
今回はGoogleで受信や、送信したメールに「自分のメモをつける」拡張機能を2つ紹介します。

プラズマコイ

他人のメールに自分の「メモを残したい」

プラズマコイの、Gmailのメール内に”メモやマーカーを引いて”メール内の重要なポイントを残して置きたいと思ったのがこの記事を書くきっかけになりました。

そしてGmailの便利なアプリが無いかを探した結果、2つのメモアプリに出会いましたのでご紹介します。

【メールの3ステップ】メールのやり取りには3つのステップがある

まずは本題に入る前に「なぜメール内にメモや付箋を貼りたいのでしょうか?」
そこから、メールを使う中での情報の流れについて、合わせて理解しましょう。

メール処理には3つのステップがある

毎日当たり前に行っているメール処理は3つのステップに分けられます。

メール処理には3つの作業ステップがある

  1. 【理解】受信メールの内容を理解する
  2. 【思考】返信する内容を考える
  3. 【文章化】伝えたい内容を文章化して返信する

この3つのステップを行うと、場合によっては返信までに1時間かかるメールもありますよね。

ちなみに、3つめの【文章化】もテクニックが求められる重労働です。
チャットと違って、気軽に返信できないのがメールの特徴ですね。

分かりやすく伝えようとすれば、下記の記事のように結構な手間がかかります。

【悩み解決】誰もやってない、伝わりやすいメールの書き方3選 こんにちはプラズマコイ(@purazumakoi)です(^^)今回は、読みやすいメールの書き方をご紹介します。 皆さん、メー...

メールの「使いにくい点」

メールは【理解】→【思考】→【文章化】の3つのステップがあると書きましたが
会議や作業などでこの3つの時間をまとめて取ることが出来ない場合がありますし、
メールのやり取りが続く場合も多いです。

プラズマコイは仕事でGmailを利用してメールをやりとりしています。
しか不満点があります。

【課題】Gmailには使いづらい点がある

  1. 他人が書いた文章なので、分かりづらい文章がある
  2. あとで検索する時、なんて単語で検索したら良いか分からない
  3. (自分のスキルの問題もあるが)検索してもヒットしない場合がある

※Gmailは優秀ですが、そんな優れたツールでも全てをカバー出来るわけもないですね。

世の中のビジネスパーソンは、1日に膨大なメールを受信するので、
返信は一旦”あとまわし”にして後ほどメールを返信する場合もあります。

その時、自分のメモがあれば、返信前に頭を整理できます
しかも、自分で打った単語なら思い出しやすいはずです。

【メールの問題】世の中の殆どのメールはわかりにくい

プラズマコイのTweetを引用しますが、
外国の本を翻訳したものなど、要点だけ”マーカーを引きたいな”というのがもともとの欲しい機能でした。

【解決イメージ】メモ機能があるとどんなメリットがあるのか?

拡張機能の紹介をする前に”メモ機能をどうやって使うと便利?”なのかを考えてみます。

結論から言うと、電子書籍みたいなマーカーを引く機能はなかったのですが、
今回イメージした、メモを活用した理想的なメール処理の流れをまとめます。

イメージする理想的なメール4ステップの流れ

  1. 【理解】受信メールの内容を理解する
    ・要点をマーカーで引いて視覚化する

    会議に行って、戻ってくる
  2. 【思考】返信する内容を考える
    メモで内容を要約する(書きなぐり)

    会議に行って、戻ってくる
  3. 【文章化】伝えたい内容を文章化して返信する
    ・自分の要約メモを基に返信内容を書いて返信

    返信がきたり、時が経って検索したくなったら
  4. 【検索】自分のメモを基に検索をして探しやすくする

ポイントは、会議や時間が経ってしまう場合など、
あとで”思い出したり””検索したくなった時”に有効ですね

Google Chromeの拡張機能でメモ機能を実現

それでは実際の拡張機能のご紹介をしていきます。

【シンプル版】Gmail Notes by cloudHQ

1つ目は「Gmail Notes by cloudHQ」という拡張機能です。

Gmail Notes by cloudHQを使ってみた感想

  1. 1行でサクッとメモしたい付箋のように使える
  2. 1メール内に、複数作る事ができる
  3. 保存や削除時に画面がカクカクするので、挙動はスムーズではない。
さり気なくテキストエリアが現れて、そこに記入するだけの簡単仕様

Gmail Notes by cloudHQ はこちら

【高機能版】Simple Gmail Notes

2つ目は「Simple Gmail Notes」という拡張機能です。
シンプルという名前ですが、こちらは高機能です。

Simple Gmail Notesを使ってみた感想

  1. 設定でメモの背景色や、
  2. 一覧でメモの検索ができる
  3. Googleカレンダーにボタン一つでそのメールが登録ができる。
  4. Google Drive内にメモが保存される(承認が必要だが簡単)
  5. 1つのメールに複数のメモは作れなさそう
  6. 保存や削除時の動きはスムーズ
メールの上部にメモ欄が設けられる(設定で変えられる)

過去のメモの一覧が出ていて、検索ができる
メールの返信をスケジュールに入れたい時など、カレンダーに登録できる

Simple Gmail Notes はこちら

【まとめ】メールの検索や、返信を効率的に行うための便利ツールは有用!

プラズマコイ

あんまり意識しないけど、メール処理も重労働の1つ

現代のビジネスパーソンは、チャットツール(Slack、ChatWork)やタスク管理ツール(Backlog)を使ったり、様々なコミュニケーションツールを使うと思います。

そんな中、メールも便利なツールとして今後も使いつづける事になると思います。
そんな人に「メール処理のお役立ちツールの必要性」「具体的なGmailの拡張機能」をご紹介しました。

この記事のまとめ

  1. メールの作業には【理解】【思考】【文章化】も3ステップがある
  2. メール作業を効率化するには、メールにメモ機能があると便利
  3. メールにメモを残す、Gmailの拡張機能を2つ紹介

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