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【悩み解決】誰もやってない、伝わりやすいメールの書き方3選

こんにちはプラズマコイ(@purazumakoi)です(^^)
今回は、読みやすいメールの書き方をご紹介します。

皆さん、メールを書いたり、読んだりするのは得意ですか?

一日の時間にメールを書いたり、読んだりする時間は、
アメリカの「マッキンゼー」の調査によると・・・

1日に2時間〜3時間使われています。

プラズマコイ

一日の30%くらいをメールに使っているのです。

自分もですが「相手のメールを読む時間もありますね」
相手の時間まで考えると、わかり易いメールを書く事はとても重要ですね。

相手の時間や手間を少なくして「伝える力」をアップする「メール術」をご紹介します。

そもそもメールが「何でわかり辛いのか?」

わかり辛いメール、わかり易いメールの比較

テクニックの問題はありますが、2つの違いは「スタートから書くか、ゴールから書くかの違い」です。

読み辛いメールは「スタートから書いている」

読みやすいメールの特徴は「自分の思考をそのままなぞって書いている」事です。
そうすると、色々な材料を先に書いて、結論が最後になります。

読み辛いメールの文章構成

  1. 色々な材料、背景を書く
  2. 自分の感想を書く
  3. 結論がない(何をして欲しいのか自分で分っていない)

最初の「読みにくい例」では「相談したい」という結論はありますが、
世のメールには「結局何をして欲しいかが自分で分っていない」事も多いです。

【小説タイプのメールはNG】

小説のような「読者が自分の中で世界観を想像するもの」で有効な手法が「スタートから書く」が有効ですが、メールには不向きです。

読み易いメールは「ゴールから書いている」

よくメール術では「結論から書くと良い」という書籍が多いですが、ここでお伝えしたいことも正にそのとおりです。

読み易いメールの文章構成

  1. 結論を書いて、欲しい事を明確にする
  2. 色々な材料、背景を書く
  3. 自分の感想を書く

ビジネスメールは「なるべく短い時間で伝える方が効率的」ですから、効率的に情報伝達ができる手法が向いています。

【メールは広告を参考にする】

良い広告は、結論から書いています。
「結論→理由→感想」この順番が参考になりますね。

わかり易いメールは「読むもの」→「見るもの」

メールの文章構成は「小説ではなく、広告を参考にすると良い」と書きました。

つまりメールには「読むもの → 見るもの」にすればわかり易いということです。

つまり、絵の要素、ビジュアルテクニックを使えば、
日本語の能力に関係なく、わかり易いメールを書くことができるのです。

わかり易いメールにする3つのテクニック

わかり易いメールの特徴は「見やすい」です。
人間は、文字を読むというよりも、形を認識して見て覚えているのです。

読めても書けない漢字があるのは「文字を絵として認識しているから」です。

そのため、絵の要素を入れる事が大切です。
具体的に3つのテクニックを紹介します。

図解をして画像として見せる

画像出典:skitch

人は文章を読むのは200ミリ秒かかりますが、
画像を見るのは13ミリ秒で出来ることが研究結果でわかっています。
※文末に出典の書籍を記載

つまり「図解したほうが約10倍わかり易い」ということです。

メールも画像やPDFを添付できますので、
なるべく「ここを変更して」という情報が図解されているとわかり易いです。

図解するとわかり易くなる情報

  • エクセルなどの、位置を示す場合
  • WEBサイトの画面内の特定の場所を示す場合
  • 概念や相関関係を説明する時(概念図、相関図)

そのためには、スクリーンショットを撮って、
そこに「ここ」という矢印を書く必要があります。
おすすめのツールを紹介します。

Macならskitchがおすすめです(無料で使えます)

windowsではモノスナップが評判が良さそうです(無料で使えます)
モノスナップはMacやブラウザのChrome拡張でも提供されていますね。

【余白を入れる】3行まで改行、句読点を入れる

この記事も実はこの手法を使っていますが
「3行までで改行、1行は空白を空けています」

人は3つまでしか無意識に把握ができません。
そのため3行以上の文章はそれだけでストレスを感じるのです。

そのため、1段落は3行までとして、前後には1行空白と空けると見やすくなります。

また句読点も少し多めに入れるくらいが良いでしょう。

デザインやアートなど見せる媒体には「余白」が大切になりますが、
文章でも「見せる場合は余白が大切」になります。

箇条書きで選択肢を示す

選択肢を示す場合は、議題が複数ある場合は、箇条書きで書くと見やすくなります。

箇条書きがあると「この中から選べば良い」という事が読み手がすぐにわかります。
また、端的に書けるので文字量も抑える事ができて、見やすくなりますね。

【まとめ】誰もやってない、伝わりやすいメールの書き方3選

自分の時間も、相手の時間も使う「メール」をわかり易く書けるようになって、相手とのコミュニケーションを、早くスムーズに出来るようになりましょう。

この記事のまとめ

  • メールが分かりに辛い理由は「ゴールから書いてないから」
  • メールは読むものではなく「見るものとして書く」
  • 読みやすいメールは①図解する②余白をとる③箇条書き

音声版はこちら

stand.fmの「人生の学びラジオ」で、音声ラジオで解説しています。

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