こんにちはプラズマコイ(@purazumakoi)です(^^)
仕事の効率化として有名な作業に２つの解決方法があります。
「得意な事に集中する」「苦手なことは他人にお願いをする」
今回は、苦手な仕事を他の人にお願いする方法について解説をしていきます。
↓僕も最近「つい自分でやってしまう病」の兆候がみられました。
最近は「他人に仕事をお願いする」が疎かになってきました。
— プラズマコイ@大企業で好きに生きる (@purazumakoi) November 8, 2020
・テレワーク導入で時間ができた。
・テレワーク導入でお願いが面倒になった。
結果、目先の仕事に追われることに?
気持ちを切り替えて、お願いする方向に舵をきります。
- 業務の「種類が多くて」ストレスを感じている
- 本当は「大きなタスクに集中したい」細かい作業に追われている
- 他人の方が上手くやれる「不得意な仕事をやっている自覚がある」
苦手な仕事を他の人にお願いするための５つの方法
それでは早速、具体的な方法を紹介していきましょう。
今回は５つの方法について紹介をします。
苦手な仕事を他の人にお願いするための５つの方法
- 「業務が多くて困っている」ことをアピールする
- 「重要な業務」に手を付けられていない事を伝える
- 少し頑張って「マニュアル化」をする
- お願いする前に「お菓子を配る」
- その1歩を踏み出す、強い気持ちを発揮する
１つずつ詳しく解説していきます。
困っていることを伝える（アピールする）
１つめは「業務が多くて困っていることをアピールする」です。
人には「見栄やプライド」があるので「辛いことを我慢して言わない」という悪いクセがあります。
ここで１つ考えて欲しいのですが、
あなたは「何で辛いのを我慢して言わない」のでしょうか？
我慢をしてしまう理由
- 言うのが嫌（怒られそう）
- 他の人も大変だし、自分が我慢すればそれで済むと思っている
怒られそうで相手に言うのが嫌というのであれば、それは言わなくていいと思います。やりたくないことはやらなくて良いからです。
しかし、自分が我慢をすればそれで済むと思っているのであれば、
「自分がいつか我慢の限界を迎えることは無いかな？」と考えてみましょう。
やがて我慢の限界が来るかもしれないと思うなら「早めに伝えた方が自分と周りのため」になりますね
あなたの我慢の限界が来た時には、先に言うよりもっと大きなダメージを周りに与えてしまう。
早めに伝える事が大切。
「重要な業務」が出来ていない事を伝える
２つめは「重要な業務に手を付けられていない事を伝える」です。
自分にしかできない、自分が得意なことは「本来あなたが最も成果を発揮しやすい事」なはずです。
もっと優先すべき業務に手を付けられていない事を伝えて、
それをやるために、自分が苦手にしている作業を相手にお願いするのです。
そうすれば「相手も納得するので」引き受けてくれやすくなります。
自分が得意で「重要な業務に手を付けられていない」事を伝えると「相手が納得するので」引き受けてくれやすくなる
また「優先すべき重要な仕事」とはなんだろう？という疑問が湧いてきた方は「あなたが優先すべき仕事」を紹介する記事も書いております。
文末にリンクを張っておきます。
少し頑張って「マニュアル化」をする
最初に少し頑張ったら、長い目で見れば楽になります。
３つめは「少し頑張ってマニュアル化をする」です。
他人に仕事をお願いしたい「ルーティンワーク」でも、
やり方を教える時間がなくて「つい自分でやってしまう」ということがあります。
僕も今でも度々やってしまうので非常にわかります。
それでも、アシスタントや事務員さんがいる場合は特に「マニュアル化」をして「積極的に仕事を他人に流す」という意識が必要です。
「最初の１歩を踏み出す」のは、確かにとても大変です。
引き継いだ人は慣れていないので、最初はミスも発生しやすいです。
そういった最初に少し手間になることは懸念ですが、
「長い目でみれば」今少し頑張ると、将来的に仕事が上手く回り始めます。
つまり「先行投資」だと思って最初に少しがんばりましょう。
お願いをする時に「お菓子を配る」
まずは自分からギブをするのです！
お菓子ね！
４つめは「お願いする前に、お菓子を配る」です。
これは「特に女性には非常に有効」です。
そして大体の場合チョコレートを渡せば成功率は格段にアップします。
一見として卑怯な作戦で自分には出来ない！って思う方もいるかもしれませんが安心してください「これは日本人の１つのお作法」なのです。
誰かのお家にお邪魔する時は手土産を持参したりしますよね？
そういう意味で、物をあげたり貰うのに心から抵抗する人はあまりいません。
お菓子を挙げながらお願いをすると、いつもは集中している人でも
毒気が抜かれたように話す事ができます。
「何かあるんでしょー？」と笑いながらお話をすることができます。
そして僕が今まで何度も実践をしてきて、非常に有効なテクニックでもありました。
その結果、今では何でも無い時にもお菓子をあげる癖がついてしまいました^^;
でも、騙されたと思って一度やってみると効果が抜群なのでオススメです。
【精神論】その1歩を踏み出す、強い気持ちを発揮する
お願いをする時は、ちょっとだけ勇気が必要ですね。
最後の５つめは精神論になってしまいますが、お願いをするのが苦手な人は「お願いする勇気」が必要です。
そういう意味では、少しだけ勇気を発揮して、今まで紹介してきた４つの方法をできる所から１つずつ試していきましょう。
具体的にはこんな業務ならお願いしやすい
お願いしやすい仕事と、
そうでない仕事があります。
ここまでで５つの「他人に仕事をお願いするテクニック」を紹介してきました。
ここでは、具体的にはどんな業務なら他の人にお願いしやすいか？を紹介していきます。
それはズバリ「手順が決まっている作業」「話が合わない人との会話」です。
あまり専門的ではない、いわゆる「誰でも出来る仕事」なら、他の人にお願いしやすいですね。
また、社内外には自分も含めていろいろな人がいます。
そうなると「話がかみ合う人と、かみ合わない人」がどうしても出てきます。
なかなか上手くコミュニケーションを出来ない場合、その役割を他の人にお願いして「自分は別の作業に集中する」と良いかもしれません。
あなたが他の人にお願いするべき作業
- ルーティンワーク
- 手数が多い事務作業
- 技術的に難しくない、簡単な仕事
- 年代が違ったりする「用語が通じない人」との会話
【まとめ】苦手な仕事は「他の人にお願い」して自分の成果を伸ばしましょう
適材適所で自分も周りもハッピーになるようにしていきましょう！
この記事のまとめです
苦手な仕事を「他の人にお願いする」5つの方法
- 困っていることを伝える（アピールする）
- 「重要な業務」が出来ていない事を伝える
- 少し頑張って「マニュアル化」をする
- お願いをする時に「お菓子を配る」
- 【精神論】その1歩を踏み出す、強い気持ちを発揮する
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